De HU student journey – Hoe Salesforce zorgt voor nieuwe studenten

Hieronder lees je het verhaal van Edward van Woensel, functioneel consultant van SxBlue, a SUPERP company.

Hogeschool Utrecht (HU) is één van de meest vooraanstaande hogescholen van Nederland, met ruim 38.000 studenten verdeeld over vier locaties in Utrecht en Amersfoort. De universiteit loopt voorop op het gebied van digitale transformatie in de onderwijssector, met een focus op het gebruik van technologie om de studentenervaring te verbeteren en de onderwijs- en leerresultaten te verbeteren. Een van de meest opvallende aspecten van de digitale transformatie van Hogeschool Utrecht is de invoering van een blended learning-aanpak. Deze aanpak combineert online en face-to-face leren, waardoor studenten toegang hebben tot leermiddelen en daardoor cursussen in hun eigen tempo kunnen voltooien. Om deze aanpak te ondersteunen heeft de universiteit geïnvesteerd in verschillende technologieplatforms, zoals de HU Online leeromgeving, die studenten toegang geeft tot lesmateriaal, discussiefora en toets opdrachten. Het HU Online-platform is van cruciaal belang geweest bij het faciliteren van leren op afstand tijdens de COVID-19-pandemie, waardoor studenten hun studie vanuit huis moesten en nu ook kunnen voortzetten. Salesforce wordt onder andere ingezet in het werven van nieuwe studenten. De pandemie zorgde ervoor dat deze ontwikkeling een vlucht nam, omdat er niet meer fysiek kon worden gesproken met nieuwe studenten in de vorm van open dagen of op beurzen.

‘’Toen ik startte bij SxBlue heb ik eerst een aantal kortere projecten gedaan bij 2 klanten in samenwerking met andere collega’s. De HU is mijn eerste langdurige opdracht via SxBlue. Ik startte hier bij de HU in de maand maart en dat is op zijn zachts gezegd een hectische periode. Het was namelijk de aanloop naar de eerste fysieke open dag sinds Corona. Dat maakte iedereen een beetje nerveus. Er was begrijpelijkerwijs weinig tijd om mij te begeleiden, maar men had er het volste vertrouwen in dat ik het snel zou oppakken. Dat vertrouwen is best lekker. Ik kreeg meteen een goed beeld van het werken binnen een onderwijsinstelling en moest alle facetten van hun Salesforce org leren doorgronden. Ook schakelde ik gelijk met leveranciers omdat er een storing was opgetreden in het managed package van hun leverancier.’’

‘’Nu COVID grotendeels achter ons ligt zie je dat de HU in een hybride vorm doorgaat. Dus naast de fysieke open dagen blijft men digitaal studenten voorlichten. Binnen de HU wordt dit de ‘’Student Journey’’ genoemd. Dit werk wordt opgepakt binnen de marketingafdeling. Mijn rol bij de HU is inmiddels veranderd. In het begin heb ik zoveel mogelijk ondersteuning gegeven aan support en gebruikers en heb ik mee mogen werken aan het opzetten van meerdere Engagement Flows. Na de wervingsperiode van februari tot juni kwamen we in een meer rustige periode terecht. Vanuit ad-hoc issues oplossen zijn we meer in een sprint ritmiek gaan werken. Ik heb daarin een coördinerende rol gekregen. Ik beheer het digitale sprintboard en organiseer refinement meetings en werk aan het opzetten van user stories. Daarin werk ik ook samen met een andere consultancy partner. Het is een fijn team waar we elkaar zoveel mogelijk helpen.

Er is niet een directe product owner, maar we krijgen onze requirements vanuit wensen van eindgebruikers. We ontwikkelen behoeftes vanuit de marketingafdeling door en er zijn change teams die kijken naar het verbeteren van de ‘’Student Journey’’. In die zin zijn we meer een DevOps team dat zowel incidenten als wijzigingen oppakt en ik vind het goed dat dit allemaal in één team plaatsvindt.

Edward sprong bij de HU op een ‘rijdende trein’ en heeft zich heel goed staande weten te houden door de rust te bewaren en gelijk zelfstandig aan de slag te gaan. Het kunnen sparren met collega’s waaronder zijn buddy bij SxBlue, heeft hem daar zeker bij geholpen. Als functioneel consultant weet hij goed zijn weg te vinden binnen een organisatie en binnen het technisch domein waarin hij werkt. Zijn tijd bestond uit 80% hands-on activiteiten in Salesforce.

De HU is ambitieus en wil de functionaliteit binnen Salesforce verder uitbreiden. Er is een pilot gestart waar er gekeken wordt om het relatiebeheer van toeleverende scholen op te nemen in Salesforce. Ook het managen van praktijkopdrachten voor studenten en het opzetten van een ‘HU Alumni’ groep gaat meer gebruikers van Salesforce opleveren. Meer scope, meer uitdagingen.

Ik werk hier nu meer dan een jaar en mijn opdracht is inmiddels ook nog verlengd tot aan het einde van dit jaar. Doordat ik voor een lange periode verbonden ben aan de HU heb ik een mooie bijdrage kunnen leveren aan de doorontwikkeling van de ‘’Student Journey’’ en kan ik vanaf september weer een nieuwe rol binnen de HU oppakken waar ik me weer meer met technische zaken ga bezighouden.

Als ik nu terugkijk op mijn periode aan de HU tot nu toe dan denk ik aan de volgende punten:

• Ik werd meteen geaccepteerd als teamlid;
• Ik kreeg de vrijheid om dingen op te pakken en mijn rol uit te bouwen. Men is echt geïnteresseerd in je als persoon en er wordt goed mee gedacht met je ontwikkeling. Dat is bijzonder als een klant daar aandacht aan schenkt;
• Vanuit de rapportages heb ik kunnen zien dat we via digitaliseren echt bijdragen aan een grotere instroom van nieuwe studenten. Ik heb waarde toegevoegd aan de klant en blijf dit voorlopig nog graag doen!