Customer Vendor Integratie als voorwaarde voor S/4HANA ( Deel 1)

S/4HANA is niet meer alleen een kreet binnen SAP klantorganisaties. Steeds meer SAP klanten zijn volop bezig met de transitie van SAP ECC naar S/4 HANA landschap, bij anderen staat het weer hoog op de agenda. S/4 HANA is het nieuwe vlaggenschip van SAP en met S/4HANA krijgen we een totaal nieuwe business suite die gebruik maakt van de kracht van HANA database, FIORI user interface, real time analytics maar ook een versimpeld data model.

 

Een van de meest wezenlijke wijzigingen ten opzichte van ECC is dat in S/4HANA gebruik gemaakt wordt van het business partner concept. Het business partner concept is niet nieuw. Het wordt al vele jaren gebruikt in o.a. SAP CRM en FSCM, maar nu dus ook in S/4HANA. Een van de randvoorwaarden om de transitie van SAP ECC naar S/4HANA te kunnen maken is dat alle klanten, leveranciers en medewerkers moeten worden geconverteerd naar een business partner. Daarvoor heeft SAP de Customer / Vendor Integratie (kortweg CVI) ontwikkeld.

 

In dit deel (Deel 1) wordt vooral het concept van de CVI beschreven en in deel 2 zullen we verder ingaan op de inrichting van het CVI conversieproces en de beschikbare tools, zoals de migration cockpit.

 

Wat is CVI

In de huidige ECC omgeving zijn er verschillende objecten aanwezig die de partners waarmee we zaken doen aanduiden. Zo gebruiken we bij inkoopprocessen een vendor master record en bij verkoopprocessen een customer master record. Zelfs als een partner wordt gebruikt in beide processen moeten we twee aparte master records aanmaken. In SAP S/4HANA is dit concept losgelaten, en hoeft een unieke partner maar één keer te worden aangemaakt (en onderhouden) en wordt door middel van het toewijzen van rollen bepaald in welke processen deze business partner kan worden gebruikt. Op deze manier worden alle gegevens die betrekking hebben op een business partner vanuit één plek onderhouden (single point of entry). De noodzaak om customers en vendors apart te onderhouden is daarmee te komen vervallen. Vanuit een technisch perspectief bestaan de tabellen en objecten voor vendors en customers nog wel, maar SAP zorgt er door middel van de CVI voor dat de customer en vendor tabellen automatisch worden bijgewerkt vanuit iedere relevante mutatie in de business partner records.

 

Het concept van de CVI is al langere tijd beschikbaar en kan al in ECC 6.0 worden ingericht en zorgt ervoor dat alle wijzigingen die worden gedaan in een business partner automatisch zorgen voor een update in de customer en/of vendor master en vice versa. In ECC heb je nog de mogelijkheid om customers te onderhouden via de transacties FDxx, VDxx en XDxx en vendors via de transacties FKxx, MKxx en XKxx. In S/4HANA zijn deze transacties niet meer actief en wordt de gebruiker automatisch gerouteerd naar transactie BP.

 

CVI complex interface

 

Naast “Single point of entry” brengt het business partner model nog een aantal voordelen met zich mee:

  • Business partner staat voor één rechtspersoon en kan verschillende en meerdere rollen aannemen, bijvoorbeeld een customer of een vendor;
  • Business partners hebben “algemene data” die betrekking heeft op alle rollen (denk aan NAW-gegevens, communicatiegegevens, etc. maar ook “specifieke data” die alleen van belang is voor één rol). Daardoor hoeft de data die geldig is voor alle rollen niet meerdere keren te worden onderhouden;
  • In tegenstelling tot customer en vendor, die alleen in een B2B wereld van toepassing zijn, heeft een business partner verschillende categorieën, namelijk: persoon, organisatie en groep;
  • Mogelijkheid om relaties tussen verschillende business partners te onderhouden;
  • Mogelijkheid om meerdere adressen voor een business partner te onderhouden, bijvoorbeeld een standaard adres maar ook een afleveradres;
  • Tijdsafhankelijkheid binnen verschillende attributen van een business partner, zoals rollen, adressen, relaties enz. Op deze manier wordt historische data altijd bewaard.  

 

CVI implementatie proces

Migratie vanuit SAP ECC naar S/4HANA kan alleen worden uitgevoerd als alle customers, vendors en contactpersonen zijn geconverteerd naar business partners. Aangezien dit gebeurt via de CVI is dit een verplicht onderdeel van de transitie naar S/4HANA. SAP heeft dan ook verschillende documenten ( SAP S/4HANA Cookbook: Customer Vendor Integration) beschikbaar gesteld waarbij CVI conversie, stap voor stap wordt uitgelegd. De CVI implementatie kan grofweg worden ingedeeld in 2 grote blokken, namelijk; voorbereiding en synchronisatie. Om ervoor te zorgen dat CVI implementatie goed wordt uitgevoerd moeten alle stappen hierin, in gedefinieerde volgorde worden doorlopen.

 

Voorbereiding:

  • Implementatie van prechecks (hiervoor zijn diverse OSS notes beschikbaar die deze functionaliteit beschikbaar stelt);
  • Activeren van de business functies;
  • Uitvoeren van de customization.

Synchronisatie:

  • Uitvoeren van het synchronisatieprogramma voor de verschillende business processen;
  • Oplossen van de fouten (troubleshooting en aanpassing in de customization).

 

CVI implementatie

 

Hieronder een korte lijst van de beschikbare en relevante SAP Notes die kunnen helpen bij het implemeteren can de CVI. Deze zullen we uitteraard verder belichten in deel 2 van dit blog.

 

Relevante SAP notes:

 

  • 2265093 - S4TWL - Business Partner Approach.
  • 2713963 - FAQ: CVI - Customer Vendor Integration for system conversion to S/4HANA
  • 2309153 - BP_CVI: Guideline Version 1.10 for customer enhancements in CVI (customer/vendor integration) in S4HANA releases
  • 2295823 - BP_CVI: Transfer of customer / vendor fields to the Business Partner - template source code
  • 2211312 - S4TC SAP_APPL – Pre-Conversion check for Business Partner
  • 2285062 - S4TWL: Business partner data exchange between SAPCRM and S/4 HANA, on-premise edition
  • 2383051 - Development of vendor contact person mapping to business partner.

 

Punten van aandacht

Er zijn diverse punten van aandacht met betrekking tot de inrichting van de CVI en het uitvoeren van de conversie:

 

  • Archiveren van overbodige customer en vendor master records - het CVI proces zorgt ervoor dat alle customers en vendors, maar ook de contactpersonen van deze klanten en leveranciers worden geconverteerd naar een business partner. Om ervoor te zorgen dat de conversie goed verloopt is het van belang om alle customers en vendors met een archiveringsteken, maar ook onvolledige en onnodige records van tevoren te archiveren. Hierdoor wordt alleen kwalitatief goede data geconverteerd. Bovendien komt het de snelheid van de migratie ten goede;
  • Voorkom dat dubbele business partners worden aangemaakt voor unieke rechtspersonen die in ECC zowel als customer en als vendor zijn geregistreerd – zonder verdere ingrepen zal een partij die zowel als customer en als vendor in het systeem staat worden geconverteerd in 2 aparte business partners. Door gebruik te maken van een BAdI implementatie o.b.v. CVI_MAP_LEGAL_ENTITY kan worden gecontroleerd of er al een business partner bestaat voor een rechtspersoon en zal het systeem zorgen dat zowel de customer als de vendor aan dezelfde business partner worden gekoppeld;
  • Analyseer de customer en vendor nummerreeksen goed om een goede definitie van de nummerreeksen voor de business partners te maken – het advies van SAP is om zoveel mogelijk hetzelfde ID aan te houden voor alle business partners, vendors en customers. Dit is natuurlijk niet altijd mogelijk omdat in de huidige SAP ECC omgeving de nummerreeksen al gedefinieerd zijn. Mogelijk is er een overlap tussen customer en vendors ID’s. Het is daarom belangrijk om van tevoren goed na te denken over de business partner nummerreeksen en deze af te stemmen op customer en vendor nummerreeksen;
  • Kijk goed naar de (mogelijke) replicatie naar andere systemen als SAP CRM - CVI component zorgt voor de synchronisatie van customer en vendor aan de ene kant en business partner aan de andere kant. Alle wijzigingen aan een customer worden door CVI ook in business partner doorgevoerd en andersom. Hierdoor worden beiden wijzigingen naar SAP CRM gestuurd. Omdat SAP CRM alleen business partner kent, is het van belang om de replicatie van deze master data onder de loep te nemen en ervoor te zorgen dat er maar één wijziging naar CRM gaat. Vanuit CRM naar ECC zal dit uiteraard goed gaan omdat CRM zoals gezegd alleen business partner kent. CVI zal vervolgens zorgen dat in ECC zowel business partner als customer worden bijgewerkt.
  • Expertise – om de CVI implementatie te laten slagen is het van belang om het juiste team samen te stellen. Dat betekent dat er in het team kennis aanwezig moet zijn van SAP ECC (master data) of S/4HANA, afhankelijk van de implementatie (S/4HANA greenfield of conversie vanuit ERP), maar ook kennis van het archiveringsproces en CVI tools (data services, migration cockpit). Zoals eerder gezegd is het business partner concept geen nieuwe benadering, het wordt al jarenlang gebruikt in SAP CRM. SAP CRM consultants kunnen een waardevolle toevoeging zijn aan het team dat de CVI implementeert omdat deze mensen jarenlange ervaring hebben met het business partner concept en heel bekend zijn met de replicatieproblematiek.

 

 

 

Top