Nieuwe generatie projectmanagers maakt het verschil bij complexe digitale projecten

CASUS - Binnen de telecomsector zijn fusies en overnames aan de orde van de dag. De concurrentie is fel en klantverloop ligt voortdurend op de loer. Om klanten te behouden is het essentieel dat aanbieders zowel mobiele als vaste diensten kunnen leveren en het klantenbestand groot genoeg is om concurrerende aanbiedingen in de markt te kunnen zetten. Met die gedachte heeft T-Mobile Nederland in de aflopen jaren Vodafone Thuis, Tele2 Nederland en Simpel overgenomen en is daarmee de nummer 1 geworden op de mobiele markt en een serieuze uitdager op de markt voor vast internet.

De complexiteit komt van meerdere fronten

Om voordeel te kunnen behalen uit dit soort overnames is het van groot belang dat er een zo soepel mogelijke integratie plaatsvindt tussen de samengaande organisaties. Hierbij komen fysieke, organisatorische, procesmatige en IT technische aspecten om de hoek kijken die vragen om een holistische projectaanpak. Op sommige fronten zijn militaire precisie en planning noodzakelijk, en op andere fronten is het toepassen van agile principes juist cruciaal. Het helpt hierbij enorm als de projectmanager van zo’n integratietraject inhoudelijke kennis heeft van één of meerdere onderdelen binnen het project, en de projectaanpak daardoor goed kan afstemmen op de behoefte van beide organisaties.

Bij de integratie van T-Mobile en Tele2 lag er een duidelijke wens om de logistieke operatie van de twee organisaties zo snel mogelijk samen te voegen. Door de voorraden die over verschillende locaties in het land verspreid lagen onder één dak te leggen, en het thuisbezorgen van telefoons en simkaarten bij één logistiek partner onder te brengen, kon er flink worden bespaard op de gezamenlijke logistieke kosten. De uitdagingen zaten hem hierbij met name in de krappe tijdslijnen, het feit dat er grote verschillen zaten in de (logistieke) klantprocessen en de opbouw van het IT landschap en achterliggende IT organisaties.

De rol van de ‘nieuwe generatie’ project manager

SUPERP heeft in het verleden T-Mobile al vaker succesvol geholpen met het ondersteunen op inhoudelijke expertise tijdens de overgang naar een nieuwe logistiek dienstverlener. Zodoende kwam T-Mobile voor de logistieke integratie met Tele2 ook bij SUPERP uit met de vraag voor een goede inhoudelijke projectmanager met kennis van logistiek en supply chain management. SUPERP zet vanuit de Digital Project Management propositie in op de combinatie van ervaren en gecertificeerde projectmanagers met inhoudelijke kennis van SAP georiënteerde bedrijfsprocessen. Voeg daar het effectief kunnen combineren van de formele besturing van een project (vaak gebaseerd op Prince2) en het agile opleveren van de projectdeliverables aan toe, en je hebt de succesformule waarmee SUPERP al meerdere (integratie)projecten bij T-Mobile over de eindstreep heeft weten te trekken.

Agile invloeden - What to fix and what to flex?

De projectaanpak voor de migratie van Tele2 naar T-Mobile werd gefaseerd opgebouwd, waarbij de tijdslijnen voor het afronden van de fases vast stonden maar er binnen de fases ruimte was voor een flexibele invulling van de aanpak. Vanuit de project definitie was het duidelijk welke doelstellingen behaald moesten worden en welke ‘products’ vanuit het project opgeleverd moesten worden en binnen welke termijn.

Vanuit het ‘Fix en Flex’ tolerantie principe is er gekozen om de scope en acceptatie criteria flexibel te benaderen binnen de toleranties en fases. Hierdoor hadden de teams van experts de ruimte om gezamenlijk de meest succesvolle en efficiënte aanpak zelf te bepalen. Als eerste is de financiële administratie van de Tele2 systemen gemigreerd naar T-Mobile’s SAP landschap om het gezamenlijk rapporteren van de resultaten te kunnen faciliteren. Vervolgens is er een koppeling gelegd tussen de front-end systemen van Tele2 en het SAP systeem van T-Mobile om de logistieke afhandeling van de Tele2 orders via de logistiek dienstverleners van T-Mobile mogelijk te maken. Als laatste is ook het klantenbestand van Tele2 gemigreerd naar de T-Mobile systemen waardoor het uiteindelijk mogelijk werd om de front-end systemen van Tele2 uit te faseren en de volledige financiële, logistieke en klantspecifieke processen geconsolideerd te laten verlopen.

Agile invloeden - Fail fast, learn faster

Binnen deze 3 fases werd er gekozen voor een “agile” delivery aanpak waarbij er, in het geval van de logistieke interface, functionaliteit was ingebouwd om de verschillende orderstromen gefaseerd om te kunnen leggen van de Tele2 logistiek dienstverleners naar die van T-Mobile. Deze functionaliteit maakte het mogelijk om per order of ordersoort aan te geven welke route er gevolgd zal worden voor de logistieke afhandeling. Hierdoor werd het mogelijk om test orders in te leggen op de productiesystemen en deze daadwerkelijk fysiek uit te laten leveren op de kantoren van Tele2 en T-Mobile. Op deze manier kon er gecontroleerd worden af alle processen goed waren ingericht alvorens er “echte” klantorders werden uitgeleverd. Eventuele fouten in het proces konden hiermee snel worden opgespoord en gecorrigeerd zonder negatieve klantimpact. Hier werd het ‘fail fast to learn’ principe toegepast om vanuit een (gecontroleerde) productie situatie te leren en daarmee de kwaliteit en betrouwbaarheid van de oplossing te maximaliseren.

Door het project op deze manier aan te pakken heeft T-Mobile het binnen 6 maanden voor elkaar gekregen om de beoogde kostenbesparing te verwezenlijken en tegelijkertijd ook het servicelevel voor klanten te verhogen. Wil je meer weten over hoe SUPERP jouw organisatie kan helpen door inzetten van inhoudelijk onderlegde projectmanagers met kennis van Prince2 en Agile? Neem dan contact op met ons kantoor of rechtstreeks met Ruud Gerrits via r.gerrits@superp.nl of Linkedin.

Over Ruud Gerrits

Ruud Gerrits is Digital Project Manager bij SUPERP en heeft een brede (internationale) achtergrond in supply chain management, procure-to-pay en ERP implementaties. Naast de logistieke integratie van Tele2 heeft hij bij T-Mobile ook verschillende projecten gemanaged waarbij onder andere het thuisbezorgingsproces van mobiele telefoons en de factuurverwerking verder zijn gedigitaliseerd.