Een taxipas is geen zaak maar meerdere bouwstenen

Een taxichauffeur die bij de gemeente Den Haag een vergunning aanvraagt, denkt aan één aanvraag. Op het platform dienstverlening van de gemeente zijn het meerdere bouwstenen: een formulier, een verzoek, een notificatie, een zaak, een besluit en een product. Archivering volgens de Archiefwet zit er standaard bij. Dat is het verschil tussen zaakgericht werken en een Common Ground-platform: je kiest per processtap het patroon dat past, in plaats van alles in een zaak te stoppen.

Eerst leer je de gemeente kennen, dan pas het platform

Ongeveer een jaar geleden begon ik als solution architect bij het platform dienstverlening van de gemeente Den Haag. Mijn rol is om de diensten te helpen hun processen op het platform te laten landen. Dat klinkt technisch, maar het begint bij mensen. Wie werkt er, hoe lopen de processen echt, en welke politiek speelt er? Pas daarna kom je bij de componenten en wat ze kunnen.

En dan de hoeveelheid termen. Een gemeente heeft een eigen taal, en daar heb ik flink wat nieuwe woorden in moeten leren. Gelukkig had ik al eens bij de gemeente Rotterdam gewerkt. Dat scheelde een hoop.

Zonder kennis van de inhoud geen goed advies

Het leukste deel van mijn werk vind ik om samen met de business tot een oplossing komen. Technische kennis van het platform is daarvoor niet voldoende. Ik wil bijvoorbeeld ook weten hoe de Wmo werkt, wat er bij inburgering komt kijken, hoe een briefadres wordt aangevraagd en hoe een vergunningsproces verloopt. Als ik begrijp hoe het proces loopt, kan ik beter adviseren welke patronen en welke componenten passen. Het is in feite een puzzel die je oplost.

Een architectuurplaat die het gesprek opent

Om dat uit te leggen gebruik ik een architectuurplaat van het platform. Die volgt de lagen van Common Ground: interactie, proces, integratie, services en data. Bovenaan staan de actoren van het platform zoals inwoners, bedrijven en medewerkers. Daaronder staan componenten zoals Open Formulieren, GZAC als procesplatform, Open Zaak en Open Klant. Het geheel draait op Haven, Kubernetes en Microsoft Azure, gekoppeld aan bronregisters zoals de basisregistraties via Haal Centraal.

Componenten Platform Dienstverlening

Wat ik met die plaat vooral wil laten zien: het platform gaat niet alleen over zaakgericht werken. Het proces is leidend, met de data die in de verschillende processen wordt gebruikt.

Zaak, taak, product, bericht: de taxivergunning als voorbeeld

Het taxivergunningproces laat goed zien wat dat betekent. Elke stap gebruikt het patroon dat erbij past:

• Formulier: de chauffeur dient de aanvraag in via Open Formulieren.
• Verzoek: de aanvraag wordt als verzoek verstuurd.
• Notificatie: de ontvangstbevestiging gaat via OMC naar de aanvrager.
• Zaak: de behandeling van de aanvraag loopt als zaak.
• Besluit: het formele besluit wordt apart vastgelegd.
• Product: de taxichauffeurspas zelf is een product.
• Product (actie): verlengen van de pas, of een verloren pas melden en een vervangende aanvragen, loopt ook via het product.

Ondertussen volgt de chauffeur de voortgang in Mijn Den Haag en voert hij daar taken uit als dat nodig is. Alle documenten worden gearchiveerd, volgens de Archiefwet bewaard en na de geldende termijn opgeruimd.

Hier wordt de business enthousiast van! “Echt geweldig dat we deze functionaliteit er allemaal gratis bij krijgen”.

Wat je er “gratis” bij krijgt

Het tweede moment waarop mensen onder de indruk raken: wat het platform standaard meelevert. Een paar voorbeelden: Ondersteuning van Archivering volgens de Archiefwet, ondersteuning om te voldoen aan de Wet open overheid (Woo), en ondersteuning van ontvangstbevestigingen die voldoen aan de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Dat zijn verplichtingen waar een dienst anders zelf achteraan moet. Nu zitten ze standaard in het proces (althans veel onderdelen worden reeds ondersteund).

Bouwblokken die je één keer bouwt en vaker gebruikt

Binnen GZAC kun je subprocessen en bouwblokken maken die je daarna in andere processen hergebruikt. Wat je voor de ene dienst bouwt, is geen weggegooid werk voor de volgende. Hoe meer processen op het platform landen, hoe meer bouwblokken er klaarliggen.

Volgende stap: een generieke PDCA-cyclus met MijnPlan

Dat principe komt het sterkst terug in een groot nieuw project waar ik bij betrokken ben. We bouwen een PDCA-cyclus met een nieuwe PDCA-component in GZAC en een nieuw MijnPlan-register, in de datalaag van het platform. Beide zijn generiek opgezet, zodat ze in verschillende domeinen bruikbaar zijn, zoals inburgering, werk en inkomen en het fysiek domein. Het doel is plannen niet alleen op te stellen, maar ook uitvoerbaar te maken: met taken die je kunt oppakken en evaluaties die je terugkoppelt naar het plan.

Wat betekent dit voor jouw gemeente

• Het platform dienstverlening van de gemeente Den Haag gaat verder dan zaakgericht werken. Het ondersteunt ook veel meer patronen zoals formulieren, verzoeken, taken, besluiten, producten en berichten.
• In het taxivergunningproces gebruikt één aanvraag zes verschillende bouwstenen, van formulier tot taxichauffeurspas.
• Archivering-, Woo- en Wmebv-ondersteuning zitten in het platform zelf en hoeven niet per proces opnieuw geregeld te worden.
• Subprocessen en bouwblokken in GZAC zijn herbruikbaar, waardoor elk volgend proces sneller landt.
• Goed advies vraagt kennis van zowel het platform als de inhoud, van Wmo tot vergunningen.

Zaakgericht werken is een goed begin. Maar een taxipas aanvraag is geen zaak alleen.